Standardizzare il Know How con gli 8D Report

Questo progetto è stato realizzato in un’azienda specializzata nella produzione e vendita di componenti in gomma di alta qualità e di particolari realizzati su disegno del cliente per tutte le applicazioni nel settore Automotive.

Il progetto è stato realizzato da un Green Belt, applicando il metodo DMAIC. Le statistiche relative agli 8D report mostravano un’ottima qualità dei contenuti, ma tempi di consegna molto superiori alle aspettative dei clienti.

Per risalire alle cause di tale ritardo è stata realizzata una mappatura dettagliata del processo, da cui è stato possibile individuare le cause radice del problema: le attività più critiche, relative all'analisi e alla soluzione dei difetti, erano assegnate alle risorse più esperte, alle quali però mancava il tempo per occuparsi in maniera sistematica degli 8D, essendo già troppo impegnate nelle loro attività di routine. Ci sarebbero state a disposizione delle risorse tecniche meno esperte, che però avrebbero avuto il tempo ma non le competenze necessarie per effettuare l’analisi in modo adeguato e per trovare le soluzioni efficaci.

Come affrontare e risolvere questo problema?

Nella fase Improve il team del progetto è arrivato a proporre una soluzione molto innovativa per l’azienda: è stato chiesto agli esperti di standardizzare i possibili percorsi di indagine attraverso la compilazione di schede di analisi basate sull'utilizzo di diagrammi a spina di pesce (diagrammi di Ishikawa) precompilati.

Questa standardizzazione del know how disponibile ha consentito di rendere gli esperti intercambiabili fra di loro e, soprattutto, di consentire la delega ai giovani meno esperti e con più tempo disponibile, che nei diagrammi a spina di pesce potevano trovare una guida precisa per effettuare le analisi necessarie e individuare la soluzione del problema, evitando di perdersi in percorsi di indagine senza sbocco.

Alla fine, il risultato è stato che gli esperti dedicano il poco tempo disponibile a preparare le schede di analisi standardizzate (che non sono fatte in urgenza ma possono essere realizzate anche nei ritagli di tempo) mentre l’analisi per ogni singolo 8D, che deve essere sempre fatta con urgenza per chiudere una non conformità presso il cliente, è affidata a giovani meno esperti ma anche con meno impegni, che quindi possono chiudere l’8D in tempi rapidi e garantire analisi di elevata qualità.

I benefici non hanno tardato ad arrivare: la lista degli 8D in attesa è scesa da 33 a meno di 10 nel giro di un mese, con un tempo medio di risposta al cliente che si è attestata nelle 2 settimane da loro richieste.

 Tali risultati hanno costretto la direzione aziendale a rispettare i patti con il team di progetto e a pagare una cena nel migliore ristorante della città.