Un'organizzazione per gestire le commesse.

Committente
Progettazione e sviluppo di impianti industriali
Tipologia
Produzione e logistica
Anno
Settore
Costruzione impianti e macchine
Ambito
Controllo di gestione
Ecco come abbiamo cambiato la struttura organizzativa del nostro cliente per gestire le commesse.
90%
On time delivery

In un'azienda dell'alta lombardia che ha superato i 50 anni di attività, il passaggio generazionale della conduzione familiare è avvenuto in concomitanza con un mutamento significativo delle leve competitive. L'azienda, infatti, opera nel mercato della progettazione, sviluppo e produzione di impianti industriali per la produzione di estrusi in materiale polimerico, in particolare lastre e alveolari. Lo scenario competitivo si è inasprito poiché il mercato ha ridotto significativamente i tempi di evasione degli ordini del 30%.

Le nuove sfide del mercato hanno visto l'azienda affrontare le difficoltà di questo repentino cambiamento; nel 2018 la proprietà ha coinvolto Pragmata per capire come andare incontro alle esigenze dei clienti.

La struttura dell'azienda mostrava le seguenti caratteristiche:

  • la pianificazione delle commesse non era formalizzata e, nei fatti, era gestita dal responsabile commerciale
  • le informazioni sulla commessa erano disperse fra tutte le aree organizzative coinvolte: nessuno era a conoscenza del reale stato di avanzamento
  • la programmazione delle attività di progettazione, produzione e montaggio erano "tirate" dal commerciale a seconda delle priorità del momento
  • il  montaggio meccanico ed elettrico non avveniva in modo coordinato: il cablaggio richiedeva lo smontaggio di parti meccaniche
  • il lavoro era complicato dall'ingombro di parti di impianti di commesse diverse non completate che, quindi, non potevano essere messe in linea, testate e spedite

In pochi mesi le prestazioni di redditività e di prestazione verso i clienti sono progressivamente degradate. In particolare, la proprietà è stata richiamata da una sostanziosa penale pagata su una commessa per i ritardi della messa in opera dell'impianto industriale.

  • i reclami dei clienti si sono infittiti e l'area commerciale ha risposto modificando con maggiore fibrillazione la programmazione del lavoro ... generando ancora più confusione
  • in alcuni casi, i ritardi di consegna hanno superato i 6 mesi dalla data concordata con il cliente
  • il margine operativo si è ridotto in modo significativo
  • sono aumentati i casi in cui i test funzionali fallivano alla presenza del cliente (collaudi presenziati)
  • le installazioni presso i siti produttivi dei clienti erano più difficoltosi perché le parti dell'impianto industriale non arrivavano nella sequenza corretta

Fra i primi progetti che abbiamo realizzato nell'azienda, uno ha riguardato l'assetto organizzativo. In particolare sono stati modificati gli ambiti di responsabilità e sono state introdotte nuove figure professionali per trasformare l'organizzazione da una struttura sbilanciata sulla produzione meccanica ad una struttura in grado di presidiare concretamente le commesse secondo il modello Engineering to order.

Nuovo assetto organizzativo
Figura organizzativa Principali caratteristiche e benefici
Pianificazione delle commesse
  • assegnata ad una responsabilità autonoma sia dal commerciale che dalla produzione
  • assume la visione complessiva di tutte le commesse in corso e in portafoglio
  • gestisce il rilascio delle commesse in produzione in modalità Pull
  • anticipa i potenziali vincoli rispetto alla fattibilità tecnica, produttiva ed economica
  • convoca riunioni di coordinamento con tutti i responsabili funzionali coinvolti nelle commesse
Marketing e Vendite
  • raccoglie la voce del cliente in modo strutturato e completo
  • si coordina con la pianificazione per contrattare le condizioni di vendita
  • interviene sulle priorità solo se il cliente ha nuove esigenze
Produzione
  • si occupa della programmazione operativa del lavoro rilasciato dalla pianificazione
  • presidia le competenze tecniche di progettazione, produzione e montaggio
  • coordina il lavoro fra le diverse maestranze: ad esempio il montaggio elettrico e meccanico contestuale

I risultati sono stati molto significativi, soprattutto si è stabilizzato il lead time di evasione della commessa grazie alla modalità di gestione pull attuata dalla pianificazione. Ciò ha contribuito ad aumentare la fiducia del commerciale nel comunicare al cliente date di consegna fattibili.